O planejamento eficaz do escopo e suas consequências (Parte 1 de 2)

Pergunta: O que você apresenta quando alguém lhe pede um escopo do seu projeto ou ideia?

Sabemos muito bem que o escopo é o alicerce de um projeto de sucesso, mas é deveras comum encontrarmos pessoas generalizando ou confundindo seu verdadeiro papel, e digo isto de forma bastante prática. Pensando nisso, resolvi falar um pouco deste assunto e analisar, sem muitos detalhes, as consequências de um bom método no planejamento, construção, ou até mesmo na apresentação de um escopo.

Antes de mais nada, dividi esta postagem em duas partes pois primeiro falaremos do escopo em si, depois de uma ferramenta interessante com dicas de utilização para que eu possa lhe ajudar de maneira mais prática a tirar estes conceitos do papel. Vamos lá?

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Topar com pessoas realizando negociações ou idealizando coisas partindo de um escopo é natural, mas nem sempre encontramos um padrão ou demonstração clara das ideias naquilo que nos é apresentado. Provavelmente existem diversas maneiras de se construir um escopo, ou até mesmo diversas interpretações sobre o que de fato ele é, mas a título de gerenciamento de projetos, vamos nos limitar a boa e velha WBS, ou para os tupiniquins, EAP.

EAP é a sigla para estrutura analítica do projeto, do inglês work breakdown structure (WBS). Ela é a principal ferramenta para gerenciarmos escopo em nossos projetos e seu papel, a grosso modo, é expressar de forma nem sempre resumida as principais entregas de um projeto, afinal, ela é a base de tudo aquilo que deverá ser realizado para que seu projeto ganhe vida. A partir da EAP teremos um detalhamento das atividades necessárias para gerar cada uma destas entregas. Caso queira se aprofundar, recomendo assistir este vídeo meu (link), este do nosso amigo Ricardo Vargas (link), e também dar uma passadinha na livraria para procurar o PMBOK 5ª Ed.

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A questão aqui é: está realmente claro neste escopo o que deverá ser entregue ao término do projeto?

Como ele é a estrutura, seu projeto será todo realizado e construído a partir deste escopo, e em hipótese alguma ele deve estar desalinhado com o objetivo final deste projeto. Mas precisamos ir além, não basta o escopo estar alinhado com os objetivos, ele precisa ser bem planejado e, de preferência, o mais simples e compreensível possível.

Quanto maior a qualidade do seu escopo, melhor será o resultado e a eficácia da sua execução, mas para que este escopo atinja tal qualidade, é preciso um excelente planejamento que inclua a participação ativa de toda a equipe técnica, com os profissionais detentores do conhecimento e know-how necessário à cada uma das etapas e entregas a serem executadas no projeto. De nada adianta um escopo bonito e organizado na teoria, mas que na hora da verdade não funciona.

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Junto a isso não podemos esquecer de nosso banco de lições aprendidas, que certamente irá conter informações valiosas para que nosso escopo atinja um nível a mais de eficácia e simplicidade. As lições aprendidas nos ajudam a evitar erros do passado, mas elas brilham mesmo ao melhorar nossa capacidade de estimar o futuro, devido as informações que temos em mãos. Nada como a experiência não é mesmo? Como consequência teremos projetos sendo executados mais rápido, com menor esforço de equipe e, principalmente, custando menos.

Além das questões técnicas e know-how dos envolvidos na construção do escopo, uma boa comunicação com a equipe e stakeholders é de plena importância. Todos, sem excessão, devem estar cientes e afiados sobre cada etapa do projeto e cada entrega a ser realizada, afinal são as pessoas que vão transformar aquela informação do papel em realidade. Incentivar as discussões e participação do time em cada etapa é fundamental para o engajamento e compreensão daquilo que será executado a seguir. E que fique tudo impresso bem grande na parede, para a turma enjoar de ver!

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Aí que uma boa ferramenta para construir este escopo entra, deixando ele de maneira apresentável e visualmente acessível aos olhos, o que facilita a compreensão. A melhor parte é que é totalmente possível realizar tudo isso sem ignorar ou esconder as informações relevantes à equipe e ao projeto.

Na próxima parte iremos conhecer um pouquinho do WBS Schedule Pro, a versão reformulada e mais atual do aclamado WBS Chart Pro. Com ele poderemos construir um escopo de primeira e ainda sincronizar tudo com o Microsoft Project, evitando o retrabalho. Agora ficou bom!

Até lá…

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